Créer l’événement conception.

C’est le cœur de la planification d’événements car il comprend les composants de l’événement qui ont le plus d’impact sur les invités.

Nous allons passer en revue certains des grands éléments de la conception d’un événement. En y réfléchissant, réfléchissez aux tâches spécifiques que vous devez ajouter à votre liste de contrôle d’événement.

Programme

Le programme raconte l’histoire du but et des objectifs de l’événement. Chaque élément de l’histoire mène à l’élément de l’histoire suivant, ce qui renforce l’anticipation pendant l’événement. Le pic de cette anticipation devrait être dramatique. C’est ce dont vous voulez que vos invités se souviennent le plus. Une liste de contrôle d’événement aide à mettre en page l’histoire en décomposant la chronologie de l’événement.

Sur votre liste de contrôle pour la planification d’événements, le programme prend vie en :

    • Planification de l’agenda du programme
    • Établir le calendrier du programme
    • Embaucher des vendeurs ou des artistes pour donner vie au programme
    • Et plus

Mise en page

La façon dont vous utilisez votre espace, jusqu’à la disposition des sièges, peut faire toute la différence. Et nous ne parlons pas seulement du plan de salle : pensez à l’emplacement des cordons électriques et des stations de bus, par exemple.

Sur votre liste de contrôle d’événement, incluez une tâche pour aménager visuellement l’espace de l’événement. Un outil convivial tel que le diagramme de Social Tables peut vous aider à le cartographier et à partager facilement votre mise en page avec les clients et les fournisseurs.

Plan out le décor.

La décoration n’est pas seulement jolie, elle est cruciale pour un événement réussi. Et comme il couvre toute la gamme des locations et des fleurs aux nappes et aux pièces décoratives, il peut être difficile de s’assurer que vous couvrez toutes vos bases.

Vos invités vivent l’événement à travers leurs cinq sens, alors assurez-vous demandez vous-même ce que les participants feront :

    • Voir : Quels éléments visuels peuvent sublimer votre événement ? Quel type d’éclairage ou de décor allez-vous inclure ?
    • Écoutez : Y aura – t-il de la musique ? Qu’en est-il des présentateurs ou des conférenciers ? Qu’est-ce que les invités devraient écouter pour ?
    • Odeur : même si c’est en arrière-plan, sentir est toujours là. Les invités devraient-ils sentir des bougies, de la nourriture, des fleurs ou autre chose ?
    • Toucher : les invités interagiront-ils avec des éléments de votre événement ? Et oui, ramasser de l’argenterie ou des articles de bar compte !
    • Goût : La nourriture peut faire ou défaire un événement ! Plus sur la nourriture dans un instant.

Une fois que vous avez planifié tous ces éléments, ajoutez-les tous à la liste de contrôle : embaucher des fournisseurs, rechercher des fournitures, tout configurer et plus encore.

Soyez créatif avec la nourriture et les boissons.

La nourriture et les boissons peuvent être les éléments les plus importants d’un événement, car partager un repas est une véritable expérience communautaire. La nourriture est associée à l’éducation, c’est donc l’occasion pour l’hôte d’illustrer une hospitalité attentionnée.

La liste de contrôle pour la planification de la nourriture d’un événement comprend beaucoup de choses. Voici juste un échantillon :

    • Recherche et entretiens avec les fournisseurs
    • Détermination du type de service (dîner assis, stations de restauration, apéritifs passés)
    • Planifier un menu en fonction des restrictions alimentaires

Votre liste de contrôle vous aide à tracer ces nuances afin que vous choisissiez le traiteur parfait, maintenez votre menu à la mode, protégez la planète et, plus important encore, laissez vos invités se sentir nourris et nourris.

Louez des divertissements et planifiez des expériences pour les clients

Si vous envisagez d’embaucher des conférenciers ou des artistes, vous devez ajouter plusieurs éléments à votre liste de contrôle. Par exemple :

    • Signer des contrats
    • Réserver des chambres d’hôtel pour les VIP
    • Mettre en place le transport pour les VIP
    • Aménager une pièce verte
    • Promouvoir des conférenciers

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En plus des conférenciers et des animateurs, vous devrez également coordonner les animations intermédiaires, telles que :

    • Photo cabines
    • Guest engagement stations
    • Relaxation domaines

Votre La liste de contrôle agit comme un plan, vous aidant à voir la situation dans son ensemble, pendant que vous plantez des micro-expériences pour vos invités.

 

 

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Author: Damien

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